Dienstplan für die Kita: Tipps für die Dienstplangestaltung

Dienstplan-Kita-Ratgeber
  • Ein Dienstplan gibt Auskunft darüber, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit arbeiten muss.
  • Bei der Erstellung eines Dienstplans für die Kita müssen rechtliche Vorschriften eingehalten werden.
  • Spezielle Dienstplanprogramme können die Arbeit erheblich erleichtern. Zusätzlich bieten Sie einen besseren Überblick.

Ein Dienstplan gibt Auskunft darüber, welche Arbeitskraft zu welchen Zeiten im Einsatz ist. Dabei kann es sich lediglich um einen Wochenplan oder aber auch um einen Monatsdienstplan handeln. Aber wie erstellt man einen Dienstplan? Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es und welche Tools können die Arbeit erleichtern?

Unser Ratgeber gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie einen Dienstplan für die Kita gestalten können und müssen. Wir erklären Ihnen, was Sie unbedingt beachten sollten und wie Sie sich mit ein paar Tipps und Tricks Umstrukturierungen erleichtern können.

1. Gesetzliche Regelungen als Grundlage verwenden

Arbeitsrecht

Die gesetzlichen Vorschriften sind bundesweit nicht einheitlich.

Die Erstellung eines Dienstplans in der Kita ist im Hinblick auf die Personalplanung unerlässlich. Mithilfe der Einsatzpläne weiß das gesamte Team, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit zuständig ist. Ein Dienstplan wird normalerweise für Gruppen erarbeitet.

Um einen Dienstplan erstellen zu können, sollten Sie vorab einen Blick auf das jeweils geltende Recht und die gesetzlichen Regelungen werfen. Für die Dienstplangestaltung ist es beispielsweise sehr wichtig, die jeweiligen Qualifikationen zu berücksichtigen. Sie dürfen die Arbeitskräfte nur den Bereichen zuteilen, die ihrer Qualifikation entsprechen. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass der Personalschlüssel erfüllt wird, die Arbeitszeiten gerecht verteilt sind und die Pausenzeiten eingehalten werden.

Personalschlüssel in Kindergärten

Laut einer Studie der Bertelsmann Stiftung gibt es in Bezug auf den Personalschlüssel in Kitas enorme Unterschiede. Während beispielsweise in Mecklenburg-Vorpommern knapp 13 Kinder auf einen Erzieher kommen, sind es in Baden-Württemberg nur etwa 7.

Im Hinblick auf Überstunden ist zu beachten, dass diese üblicherweise in der restlichen Arbeitszeit abgegolten werden. Entsprechend sollten Sie so planen, dass kaum Überstunden anfallen. Lediglich in seltenen Fällen ist die zusätzliche Vergütung von Überstunden vorgesehen.
Achten Sie daher bei besonderen Veranstaltungen, wie Übernachtungen oder Sommerfesten, darauf, dass die Arbeitszeit in der kommenden Woche geringer ausfällt.

Grundsätzlich sollte der Dienstplan folgende Informationen beinhalten:

  • Name der Einrichtung, Planungszeitraum und Gültigkeitsdauer
  • Öffnungszeiten der Kindertagesstätte und Kernbetreuungszeiten
  • Namen der Beschäftigten sowie die jeweilige Wochenarbeitszeit
  • Pausenzeiten, Feiertage, Kita-Schließungen und Jahresurlaub

Achtung: Die gesetzlichen Vorgaben sind in den einzelnen Bundesländern sehr unterschiedlich. Berücksichtigen Sie daher die einzelnen Richtlinien, die Ihre Kindertagesstätte betreffen.

2. Den Dienstplan vorausschauend gestalten

Ausschau halten

Erstellen Sie den Dienstplan einige Monate im Voraus.

Einen Dienstplan für die Kita zu erstellen, ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Der Personalbedarf wechselt häufig und oftmals kommt es zu spontanen Umstrukturierungen. Um für alle Fälle gewappnet zu sein, sollten Sie die Einsatzplanung besonders effektiv gestalten.

Zunächst ist es wichtig, dass Sie einige Monate im Voraus planen. So weiß auch das Personal rechtzeitig, wer zu welchen Zeiten im Dienst ist. Hierbei sollten bereits Urlaubsanträge und Fortbildungen berücksichtigt werden.

Wenn Sie ein Dienstplan erstellen, macht es Sinn, eine Spalte für das Zeitkonto einzurichten. Das bedeutet, dass Sie stets alle Unter- und Überstunden der einzelnen Mitarbeiter eintragen. So können Sie bei Engpässen und Personalausfall schnell überblicken, wer wie viel Stunden gearbeitet hat, wer noch Zeitkapazitäten frei hat und somit die Vertretung übernehmen kann.

Sinnvoll ist es außerdem, das gesamte Team in die Personalplanung mit einzubinden. So können die Erzieher mitentscheiden, wann sie arbeiten wollen und in welchem Bereich sie hauptsächlich eingesetzt werden.

Hängen Sie den Dienstplan an einer Stelle aus, an welcher alle Mitarbeiter ihn einsehen können. Achten Sie jedoch gleichzeitig darauf, dass er nicht in die Hände Dritter gelangt.

3. Mit einer entsprechenden Software plant es sich leichter

Dientsplan Kita Software

Nutzen Sie zur Vereinfachung eines der zahlreichen Onlinetools.

Während der Dienstplan früher in der Regel per Hand erstellt wurde, ist es heute möglich, einen speziellen Generator zu benutzen. Mit einer entsprechenden Software können Sie den Schichtkalender individuell erstellen und zu jedem Zeitpunkt anpassen. Auch eine in Excel gefertigte Tabelle kann die Arbeit enorm erleichtern. Vorteilhaft ist außerdem, sich für eine Vorlage zu entscheiden.

Die Dienstplanprogramme, die Sie ganz einfach über die Internetsuche finden, bieten enorm viele Vorteile. So können die Mitarbeiter beispielsweise ihre Schicht untereinander tauschen oder kurzfristige Änderungen eintragen. Außerdem findet in den meisten Fällen automatisch eine Soll-Ist-Auswertung statt, sodass Sie Unter- und Überstunden stets im Blick haben.

Sobald sich Änderungen ergeben, wird dies sofort angezeigt. So erfahren die Mitarbeiter automatisch von Krankheitsfällen und eventuellem Vertretungsbedarf. Bei den meisten Programmen können Mitarbeiter außerdem ihre Wunscharbeitszeiten angeben. Über ein Ampelsystem können Sie daraufhin einsehen, wer zu welcher Zeit arbeiten möchte. Mit diesen Informationen ist es leichter, einen Plan zu erstellen, mit dem der Großteil der Erzieher einverstanden ist.

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