Verwaltung einer Kita – was gehört alles dazu?

   
von Redaktion - letzte Aktualisierung:
Kita verwalten: Welche Aufgaben fallen an?

Kitas bilden mittlerweile einen wichtigen Pfeiler innerhalb der Gesellschaft. Schließlich geht es darum, berufstätigen Paaren zu ermöglichen, Kinder zu haben. Aus diesem Grund entscheiden sich auch immer mehr Menschen dazu, als Erzieher zu arbeiten oder direkt eine Kindertagesstätte zu eröffnen. Letzteres mag von außen mitunter recht spaßig und unkompliziert wirken – ist aber harte Arbeit. Die Verwaltung einer Kita geht mit großem organisatorischem Aufwand einher und verlangt von den Beteiligten, akribisch zu planen. 

Falls Sie sich also darüber Gedanken machen, wie Sie in dieses Tätigkeitsfeld einsteigen können, sollten Sie sich auch mit Verwaltungsaufgaben vertraut machen oder kompetente Dienstleister um Unterstützung bitten. Um eine Kita zu verwalten, müssen Sie u. a. folgende Aufgaben und Organistationsbereiche abdecken: 

1. Buchhaltung und Finanzen 

Ein wichtiger Punkt, über den Sie sich vor der Eröffnung einer Kita informieren sollten, betrifft die Finanzierung derselben. Kindertagesstätten werden oft durch christliche Träger finanziert, trotzdem müssen Sie sich einen Überblick über das benötigte Startkapital verschaffen. Zu diesem Zweck sollten Sie zuerst einen Kostenplan aufstellen. Unter anderem umfasst dieser die Punkte: 

  • Welche Ausgaben fallen in welchen Bereichen an? Bspw. Mietzahlungen, Löhne, Ausstattung etc. 
  • Was sind die laufenden Kosten? 
  • Können Sie sich Stellenanzeigen in Online-Portalen leisten?

Mit Blick auf Lohnkosten und steuerrechtliche Fragen kann es durchaus sinnvoll sein, ein Buchhaltungsprogramm von Anfang an bei der Verwaltung einzubeziehen. Ein solches spart Zeit und vor allem Kosten, da Sie kein zusätzliches Personal für die Buchhaltung benötigen. Buchhaltungs-Softwares erfassen nämlich selbstständig sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die anfallen, und verarbeiten diese. Zusätzlich helfen sie dabei, die Steuersätze für die Umsatz- und Vorsteuer zu berechnen, übermitteln Daten an das Finanzamt, prüfen Online-Zahlungen etc. 

Insbesondere in der Anfangszeit können Sie also den verwaltungstechnischen Aufwand minimieren, wenn Sie sich mit Software-Lösungen auseinandersetzen. 

2. Personalplanung 

Eine Kindertagesstätte benötigt engagierte und kompetente pädagogische Fachkräfte, um gut zu funktionieren. Nur so können Sie gewährleisten, dass Sie die Kinder gut und umfassend betreuen. Daher sollten Sie den Gesamtarbeitsaufwand kalkulieren. Daraus lässt sich schlussfolgern, wie viele Kräfte die Kita überhaupt benötigt. In diesem Zusammenhang müssen Sie längere, krankheitsbedingte Ausfälle (insbesondere mit Blick auf Covid-19) einberechnen, Berufswechsel in andere Fachbereiche sowie Auszeiten aufgrund von Elternzeit. Bevor Sie neue Mitarbeiter einstellen, sollten Sie außerdem Ihre persönlichen Kriterien festlegen. Solche können sein: 

  • Bildungsstand
  • Berufserfahrung
  • Qualifikation
  • Alter 

Eine große Rolle spielt auch die Frage, wie lange der jeweilige Kandidat plant, seinen Beruf auszuüben. Da Erzieher nämlich zu den Bezugspersonen der Kinder werden, sollten diese entsprechend ein längeres Beschäftigungsverhältnis anstreben. Bleibt eine Person nur einige Monate, fällt es den Kindern teilweise schwer, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen. Das wiederum führt dazu, dass diese sich in Ihrer Einrichtung nicht wohlfühlen. Und nicht zuletzt entwickelt sich auch unter den Mitarbeitern nur ein Gemeinschaftsgefühl, wenn diese über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten. Im Interesse einer angenehmen Arbeitsatmosphäre sollten Sie also genau überlegen, wen Sie einstellen. 

3. Alltägliche Planung und Organisation

Jeder Mitarbeiter einer Kindertagesstätte sollte sich über seine Aufgaben, Rechte, Zuständigkeitsbereiche etc. bewusst sein – damit es im Alltag nicht zu verwirrenden Überschneidungen kommt. Daher ist es wichtig, im Voraus ein Organigramm zu erstellen. Dieses umfasst die Zuständigkeiten und die Urlaubszeiträume sowie die langfristige Planung des Kalenderjahres.  

Zuständigkeiten: 

Bevor Sie die jeweiligen Zuständigkeiten und Tätigkeitsfelder festlegen, verschaffen Sie sich einen Überblick über die Qualifikationen der Mitarbeiter. Eine pädagogische Fachkraft, die eine Fortbildung zur Fachberatung im Bereich Datenschutz besucht hat, kann beispielsweise die Assistenz der Leitung in diesem Bereich übernehmen. 

Übliche Fragen im Arbeitsalltag sind außerdem: 

  • Wer übernimmt die Kommunikation mit den Eltern?
  • Wer übernimmt Projektarbeiten und Ausflüge in Museen oder Parks?
  • Wer kümmert sich um die Wochenplanung?

Jeder Mitarbeiter sollte genau wissen, bei welchen dieser Aufgaben er aktiv eingebunden ist. Die Ergebnisse von Teambesprechungen und Meetings müssen Sie daher regelmäßig kommunizieren, damit sämtliche Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. 

4. Fazit

Das Organisieren einer Kita ist eine extrem anspruchsvolle Aufgabe, die die volle Aufmerksamkeit der zuständigen Person verlangt. Nicht zuletzt geht es darum, den Alltag von Kindern möglichst stressfrei und gleichzeitig anregend sowie interessant zu gestalten. Dies sollten Sie nicht unterschätzen, wenn Sie eine Kita eröffnen und verwalten möchten. Allerdings gibt es sicherlich nur wenige Jobs, die so wichtig für die Gesellschaft und gleichzeitig befriedigend sind. Schließlich und endlich kümmern Sie sich um die nachfolgenden Generationen

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